มีตัวเลือกที่แตกต่างกันเล็กน้อยสำหรับผู้ที่กำลังสำรวจตัวเลือกของพวกเขาในการจัดเก็บ e signature หมดยุคของการเก็บสำเนาเอกสารทุกฉบับที่สร้างโดยสำนักงาน ทุกวันนี้ เอกสารส่วนใหญ่ถูกสร้างขึ้นและจัดเก็บด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ ช่วยประหยัดเวลา e signature คุณมีแนวโน้มที่จะเห็นคนคลิกผ่านไฟล์คอมพิวเตอร์เพื่อค้นหาบางสิ่งมากกว่าที่คุณพบในตู้เก็บเอกสารที่พยายามค้นหาเอกสารของบริษัทเวอร์ชันล่าสุด การจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มีสามประเภทหลัก แต่ละคนมาพร้อมกับปัญหาด้านความปลอดภัยของตัวเอง

รูปแบบการจัดเก็บ e signature ที่ง่ายที่สุดคือ

การจัดเก็บเอกสารไว้ในฮาร์ดไดรฟ์ของคอมพิวเตอร์ของคุณ วิธีนี้เป็นวิธีที่นิยมใช้ในโฮมออฟฟิศส่วนใหญ่ อย่างไรก็ตาม ในสำนักงานขนาดใหญ่ นี่ไม่ใช่ตัวเลือกที่ดี เนื่องจากผู้ใช้หลักของคอมพิวเตอร์ต้องส่งอีเมลสำเนาเอกสารไปยังบุคคลที่ต้องการอย่างต่อเนื่อง การดำเนินการนี้ใช้เวลานานและไม่สะดวก โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณใช้เวลาสักครู่เพื่อคิดว่าอีเมลจำนวนเท่าใดที่หายไปในอินเทอร์เน็ตอีเธอร์ อย่างไรก็ตาม นี่เป็นรูปแบบการ e signature ที่ง่ายที่สุดในการรักษาความปลอดภัย เพียงแค่ติดตั้งไฟร์วอลล์และโปรแกรมรักษาความปลอดภัยและรหัสผ่านเพื่อป้องกันระบบของคุณ คุณก็พร้อมที่จะไป ที่จัดเก็บข้อมูลบนเครือข่ายเป็นอีกระดับของการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ 

ด้วยระบบการจัดการเอกสารประเภทนี้ e signature จะสามารถสร้าง อัพโหลด และเข้าถึงได้โดยคอมพิวเตอร์ทุกเครื่องที่เชื่อมต่อกับเครือข่ายของบริษัท โดยทั่วไปแล้วทุกอย่างจะถูกจัดเก็บไว้ในไดรฟ์ที่ใช้ร่วมกันซึ่งสามารถเข้าถึงได้ง่ายจากคอมพิวเตอร์เครือข่ายเครื่องอื่น วิธีนี้ยากต่อการรักษาความปลอดภัย โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากเครือข่ายถูกเก็บไว้นอกสถานที่ คุณจะต้องวางมาตรการรักษาความปลอดภัยเพิ่มเติมเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีใครสามารถเจาะเข้าสู่เครือข่ายบริษัทของคุณและขโมยข้อมูลของคุณได้ นี่ไม่ใช่ตัวเลือกที่ดีสำหรับบริษัทที่พนักงาน

ที่เก็บข้อมูลทางอินเทอร์เน็ตเป็นรูปแบบที่ดีที่สุด

การจัดเก็บ e signature โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับบริษัทขนาดใหญ่หรือธุรกิจที่มีผู้รับเหมานอกสถานที่จำนวนมาก เอกสารที่จัดเก็บบนเว็บสามารถสร้าง อัพโหลด เข้าถึง และแม้กระทั่งดาวน์โหลดโดยคอมพิวเตอร์ทุกเครื่องที่สามารถเชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ตได้ หากผู้ใช้มีความปลอดภัยที่ถูกต้อง วิธีนี้เหมาะสำหรับการแบ่งปันข้อมูลกับลูกค้าที่อาจไม่ได้อาศัยอยู่ในพื้นที่ท้องถิ่นของธุรกิจของคุณ แน่นอนว่านี่เป็นรูปแบบการจัดเก็บเอกสารที่ยากที่สุดในการรักษาความปลอดภัย ก่อนที่คุณจะใช้เงินกับบริษัทจัดเก็บเอกสารทางอินเทอร์เน็ต

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขามีการรักษาความปลอดภัยในระดับสูงสุด คุณไม่ต้องการให้ไฟล์ของคุณถูกแฮ็ค ทุกวันนี้ทุกคนใช้ที่เก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ แม้แต่สำนักงานทางการแพทย์ก็เริ่มแบ่งปันบันทึกทางอิเล็กทรอนิกส์กับผู้ป่วยและผู้ดูแลเพื่อน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแพทย์ของคุณปฏิบัติตามกฎระเบียบด้านความปลอดภัยในพื้นที่ก่อนที่คุณจะอนุญาตให้จัดเก็บเวชระเบียนของคุณทาง e signature การจัดเก็บเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์นั้นง่ายกว่า เร็วกว่า และสะดวกกว่าวิธีการแบบเดิมๆ ที่เก่ากว่ามากในการเก็บสำเนาเอกสารของทุกสิ่งในมือ